<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> [Úvodní stránka]  Věcná část > Opatření k ochraně před povodněmi > Evidenční a dokumentační práce > Záznamy v Povodňové knize

Záznamy v povodňové knize obsahují:

a)doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

b)doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

c)obsah příkazů,

d)popis provedených opatření,

e)výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené; jsou povinny každý zápis podepsat.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

a)Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (Povodňová kniha), také se mohou telefonické zprávy nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači, zprávě se přidělí Evidenční číslo, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

b)U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků, apod. se přidělí Evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do desek pro ukládání dokumentů – příloh povodňové knihy (nejlépe desky s rychlovazačem – „šanon“).

c)Zprávy na CD, DVD, magnetofonových páskách a videokazety se evidují jako ostatní zprávy podle bodu b).

d)U zpráv došlých elektronickou poštou – zprávě se přidělí evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a její obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do desek pro ukládání dokumentů. Před uložením do desek je nutné zprávu vytisknout včetně všech příloh, zprávu i přílohy v dolním rohu parafovat (parafu provede osoba, která e-mail vytiskla, tato osoba zároveň v dolním rohu provede očíslování stran zprávy ve formátu: příslušná strana/celkový počet stran).

 

Zápisy do povodňové knihy ručně zapisují dle došlých zpráv zapisovatelky, nebo určený člen PK. Členové PK předávají zapisovatelkám průběžně (co nejdříve) zprávy pro zápis do povodňové knihy jedním z těchto způsobů: ústně, osobním předáním, telefonicky nebo elektronickou poštou s tím, že pokud nedojde doručenka, musí si odesilatel ověřit, že zpráva zapisovatelce došla. Všechny zprávy od členů PK musí mít náležitosti podle vzoru pro zápis do povodňové knihy.