<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> [Úvodní stránka]  Organizační část > Evidenční a dokumentační práce > Záznamy v Povodňové knize

Záznamy v povodňové knize obsahují:

a)doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

b)doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

c)obsah příkazů,

d)popis provedených opatření,

e)výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené; jsou povinny každý zápis podepsat. Před zahájením zápisu uvede zapisovatelka z boku Povodňové knihy čitelně své jméno (tiskacím písmem). Zapisovatelky PKMB pracují optimálně ve dvojici.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

A.Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, také se mohou telefonické zprávy nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači, zprávě se přidělí Evidenční číslo, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

B.U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí Evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem.

C.Zprávy na disketách, magnetofonových páskách a videokazetách, CD, DVD a jiných nosičích se evidují jako ostatní zprávy podle bodu B.

D.U zpráv došlých elektronickou poštou - zprávě se přidělí evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a její obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem. Před uložením do desek je nutné zprávu vytisknout včetně všech příloh, zprávu i přílohy v dolním rohu parafovat (parafu provede osoba, která e-mail vytiskla, tato osoba zároveň v dolním rohu provede očíslování stran zprávy ve formátu: příslušná strana/celkový počet stran).

E.Protokoly z vyrozumívání pomocí AVS členů PK, dotčených PK obcí a ostatních účastníkům ochrany před povodněmi a vlastníků nemovitostí ohrožených v městě Berouně se ukládají v elektronické podobě na serveru AVS v oddílu protokoly k jednotlivým „událostem“ a dále v protokolech v aplikaci AKIS.
Podrobné protokoly o vyrozumívání se vytisknou a přidělí se jim Evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv a uloží se do Desek pro ukládání dokumentů.

Zápisy do povodňové knihy ručně zapisují dle došlých zpráv zapisovatelky.

Členové PK předávají zapisovatelkám zprávy pro zápis do povodňové knihy průběžně co nejdříve (závažné zprávy do 1 hodiny), nejpozději však do konce pracovní směny jednotlivých členů PK těmito způsoby:

1)ústně

2)písemně do rukou

3)telefonicky

4)elektronickou poštou s tím, že pokud nedojde doručenka, musí si odesilatel ověřit, že zpráva zapisovatelce došla

5)faxem s tím, že následně ověří (telefonicky), zda byl fax přijat a zda je úplný a čitelný

Všechny zprávy od členů PK musí mít náležitosti podle vzoru pro zápis do povodňové knihy (vzor je v tištěné podobě uveden jako Příloha E povodňového plánu) v digitální podobě je k dispozici internetových stránkách Města Berouna - www.mesto-beroun.cz v sekci ochrana obyvatel/ochrana před povodněmi nebo v počítačové síti radnice na: \\BEROUN4\verejne\POVODNÉ\Povodňové plány\pov kniha-zápisy v el_podobě\PKMB