<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> [Úvodní stránka]  Organizační část > Evidenční a dokumentační práce > Záznamy v Povodňové knize

a.doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

b.doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

c.obsah příkazů,

d.popis provedených opatření,

e.výsledky povodňových prohlídek.
 

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené (zapisovatelky, zapisovatelé, určení členové PK), kteří mají povinnost každý záznam podepsat.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

1)Telefonické zprávy se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv. Rovněž se mohou nahrát na diktafon a později přepsat buď:

•ručně do záznamníku přijatých a odeslaných zpráv,

•nebo na počítači, kdy se zprávě přidělí evidenční číslo a uvede se od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem byla dále předána.

2)U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo ze záznamníku přijatých a odeslaných zpráv a do záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a obsah. Zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů (desky s rychlovazačem).

3)Zprávy na DVD, CD a jiná záznamová média se evidují jako ostatní zprávy podle bodu 2.